Учёт оплат и задолженности
по каждому проживающему
Каждая оплата записывается на счёт проживающего с датой, суммой, способом и сотрудником, который её внёс; остаток пересчитывается сразу. Список должников строится на любую дату, отчёт о платежах — за любой период с итогами по способам оплаты. Если заказчику открыт доступ к финансам, в личном кабинете он получает уведомление об учтённой оплате и напоминание о задолженности. Оплата картой или через СБП из кабинета заказчика зачисляется сама — со способом «Онлайн» и номером платежа.
От поступления оплаты до списка должников
1 · Администратор
Запись поступившей оплаты
Во вкладке «Финансы» карточки проживающего кнопка «Внесли оплату» открывает форму: сумма, дата, способ (наличные, перевод, карта или другое) и комментарий. Оплата сразу уменьшает задолженность или пополняет аванс. Заказчику с доступом к финансам в личном кабинете приходит уведомление «Учтена оплата».
2 · Администратор
История оплат и расходов
Начисления за проживание и услуги сгруппированы по месяцам, оплаты и возвраты — по датам. Раскрытая строка показывает остаток после операции, способ оплаты, комментарий и сотрудника, который внёс запись.
3 · Администратор
Должники на выбранную дату
Раздел «Финансы» → «Должники» показывает задолженность на конец выбранного дня: проживающего с местом, заказчика с телефоном, последнюю оплату и сумму долга, крупные долги первыми. Выселенные проживающие с долгом остаются в списке с датой выселения. На панели управления сигнал «Есть должники» показывает число должников и общий долг.
Напоминание о задолженности заказчику
В карточке клиента кнопка «Оплата» отправляет заказчику напоминание об оплате проживания в личный кабинет и push-уведомлением, если заказчик их включил. Напоминание доступно, пока у проживающего есть долг, а у заказчика активирован кабинет с доступом к финансам; повторно — не чаще раза в сутки.
Онлайн-оплата из кабинета заказчика
Подключение — в «Настройки → Приём оплат» на юрлицо: ЮKassa по shopId и секретному ключу или Т-Банк по терминалу и паролю. Сначала можно проверить на тестовом магазине. Чек по 54-ФЗ формирует ЮKassa или Т-Банк либо касса пансионата. Комиссия эквайринга — по договору пансионата с банком.
Платежи за период с итогами по способам оплаты
Раздел «Финансы» → «Платежи» показывает поступления за выбранные даты (по умолчанию с 1-го числа текущего месяца): дату и время, проживающего, способ оплаты, сотрудника и сумму.
- Итоги по наличным, переводам и картам — для сверки кассы и банковской выписки.
- Возвраты остатка входят со знаком минус, сторнированные оплаты в отчёт не попадают.
- Печать и выгрузка в Excel; при нескольких филиалах — отбор по филиалу.
Остаток проживающего: от начала учёта до выселения
Начальный остаток
Для проживающих, которые жили в пансионате до подключения, долг или аванс на дату начала учёта вносится с основанием, например актом сверки, — вручную или при загрузке из Excel. При исправлении прежняя версия сохраняется.
Исправление ошибок
Ошибочная оплата или начисление сторнируется с указанием причины: исходная запись и сторно остаются в истории, остаток пересчитывается.
Возврат аванса
Положительный остаток возвращается кнопкой «Вернуть остаток» с суммой, датой и способом; при выселении на этапе «Расчёты» виден долг или аванс.
Вопросы об оплатах и долгах
Проводит ли программа платёж?
Пансидом деньги не принимает. Если пансионат подключил свой эквайринг, заказчик платит картой или через СБП в личном кабинете: деньги идут на расчётный счёт пансионата, подтверждённая банком оплата сама зачисляется на счёт проживающего. Наличные и переводы по реквизитам сотрудник записывает через «Внесли оплату». Сверки с банковской выпиской нет.
Что если семья внесла часть суммы или заплатила вперёд?
Записывается фактически полученная сумма. Недостающая часть остаётся задолженностью, переплата — авансом, из которого покрываются следующие начисления.
Можно ли посмотреть задолженность на прошедшую дату?
Да. «Должники» строятся на конец любого прошедшего дня, «Платежи» — за любой период.
Кто вносит оплаты и видит должников?
Оплаты, возвраты и исправления вносят сотрудники с правами «Создание оплат», «Возврат остатка» и «Создание финансовых корректировок»; по умолчанию это администратор учреждения и роль «Финансы». Список должников и отчёт о платежах видят сотрудники с правом «Просмотр финансов»: кроме названных, менеджер заселения и аудитор.
Оплаты и долги в вашем пансионате
На показе разберём запись оплаты, историю расчётов проживающего, список должников и напоминание заказчику.