Документы и журналы учреждения
к проверкам
Документы проживающих хранятся в их карточках, а сроки действия справок, доверенностей и других документов система отслеживает за 30 дней до окончания. Журналы ухода, приёма лекарств, гигиены по СанПиН и происшествий формируются из отметок сотрудников и выгружаются за нужный период на печать и в Excel. Каждая отметка сохраняется с сотрудником и временем, исправление отметки о приёме лекарства — с причиной и исходной записью.
Сроки документов и подтверждение обходов
1 · Администратор
Истекающие документы на панели управления
На панели управления плитка «Истекают документы» собирает документы проживающих, срок действия которых истёк или истекает в ближайшие 30 дней: справки при поступлении, доверенности, договоры с датой окончания. Каждая строка открывает документы нужного проживающего.
2 · Администратор
Срок действия в документах проживающего
Во вкладке «Документы» карточки у файла указан срок: «До» — документ действует, «Истекает» — до окончания меньше 30 дней, «Истёк» — срок прошёл. Здесь же загружается новый экземпляр, документ формируется по шаблону учреждения или скачивается. Защищённые документы открываются только сотрудникам с отдельным правом.
3 · Администратор
Журнал QR: подтверждение комнаты в обходе
Сотрудник ухода, медик в обходе лекарств и горничная подтверждают комнату QR-кодом на двери. В «Журнале QR» за выбранный день указаны время, сотрудник, комната или место и раздел работы; нераспознанный или заменённый код отмечается отдельно.
Результат отметки не переписывается
Задача ухода получает один результат, прошедшие дни календаря ухода открываются только для просмотра. Закрытый инцидент не редактируется: последствия, итог разбора, сотрудник и время закрытия сохраняются в том виде, в котором разбор завершён.
Исправление отметки о приёме лекарства
Ошибочную отметку о приёме исправляют в два шага: указывают верный результат и причину, затем сверяют «было» и «станет», подтверждают и сохраняют. Остаток препарата пересчитывается, исходная отметка остаётся в истории, у записи появляется метка «Исправлено».
- В «Истории исправлений» видны прежний и новый результат, причина, сотрудник и время.
- Без причины исправление не сохраняется.
- Исправлять записи могут сотрудники с правом «Ведение назначений и остатков», по умолчанию — администратор учреждения и управляющий филиалом.
Материалы по направлениям проверок
Санитарные требования
Отчёт «Гигиена по СанПиН» показывает пропуски банных дней, бритья и стрижки за период. Справки при поступлении сверяются с датой заселения, а по окончании семидневного карантина на панели управления появляется строка «Перевести из карантина».
Медицинская деятельность
Лист назначений и журнал приёма лекарств с сотрудником и временем каждой отметки, замеры и журнал инцидентов с разбором. Отчёт «Уход и лекарства» показывает выполнение за выбранный период.
Социальное обслуживание
Отчёт «Укомплектованность» сравнивает потребность в сотрудниках ухода и медсёстрах по нормативам с графиком смен. В режиме поставщика социальных услуг добавляются ИППСУ с планом и фактом услуг, журнал учёта получателей и приказы.
Вопросы о подготовке к проверкам
Система подтверждает соответствие требованиям проверки?
Нет. Система хранит документы, отметки и отчёты и показывает, чего не хватает и что истекает. Состав материалов определяет вид проверки, их содержание проверяет ответственный сотрудник учреждения.
Можно ли выгрузить все материалы одним пакетом?
Нет. Каждый отчёт печатается и выгружается в Excel с выбранными датами и фильтрами; на печатном листе указаны организация, условия отбора и время формирования. Документы скачиваются из карточки проживающего.
Как дать доступ ревизору или специалисту по контролю качества?
Для этого есть роль «Аудитор»: просмотр проживающих, медицинских записей, инцидентов, финансов и отчётов без права изменения. Набор прав роли администратор настраивает в разделе «Роли и права».
Как перенести действующие бумажные документы?
Сканы и фотографии загружаются в карточку проживающего с типом и сроком действия: PDF, JPEG, PNG или WebP до 10 МБ. Поможем с переносом бумажных данных в систему.
Подготовка к проверкам в вашем учреждении
На показе разберём контроль сроков документов, журналы за период, журнал QR и порядок исправления записей.