Учёт расходников
по индивидуальным нормам
Средства гигиены и ухода учитываются по каждому проживающему: поступления, индивидуальная норма в день и расход сверх нормы. Расход по норме система считает сама, без ежедневных ручных списаний, и показывает, на сколько дней хватит запаса каждой позиции. При запасе на 7 дней и меньше рассчитывается количество к пополнению на 30 дней, семья видит его в личном кабинете.
Норма, расход и пополнение запаса
1 · Администратор
Норма и начальный запас
Расходник выбирается из справочника пансионата или добавляется со своим названием и единицей учёта. Для проживающего задаются норма в день и принятый запас: дата приёма, кто передал и источник (родственник, клиент по договору, поставщик или пансионат). С этой даты остаток уменьшается на норму за каждый полный день.
2 · Администратор
Расход сверх нормы
Дополнительный расход вносится в меню позиции через «Списать сверх нормы»: количество и причина. Запись сразу уменьшает остаток и сохраняется в истории с сотрудником и временем. Если потребность изменилась надолго, в «Норме расхода» задаётся новая норма с даты начала, прошлые периоды считаются по прежней.
3 · Администратор
Запас в днях и пополнение
На вкладке «Расходники» по каждой позиции показаны остаток, норма в день и запас в днях. При запасе на 7 дней и меньше позиция отмечается «Заканчиваются» с количеством, которое нужно привезти до запаса на 30 дней. Поступление вносится кнопкой «Пополнить» по фактически принятому количеству, остаток и потребность пересчитываются.
Отчёт по расходникам за неделю и месяц
Отчёт «Расходники проживающих» строится за неделю или месяц, по всем проживающим или по одному.
- Приход, расход по норме и дополнительные списания за период стоят в отдельных столбцах рядом с текущим остатком.
- Столбец «Хватит» показывает запас в днях, заканчивающиеся позиции выделены цветом.
- Из строки открываются расходники проживающего, отчёт печатается и выгружается в Excel.
Нехватка на панели управления
Позиции с запасом на 2 дня и меньше, а также с отрицательным остатком попадают на панель управления в блок «Заканчиваются расходники» со ссылками на карточки проживающих.
Нехватка, история движения и кабинет семьи
Сообщение о нехватке
Сотрудник ухода видит запас подопечного на телефоне. Кнопка «Сообщить о нехватке» ставит потребность в раздел «Заявки», где назначаются ответственный, количество и срок «Привезти до». Если задача ухода не выполнена с причиной «Нет расходников», обращение получает администратор.
История движения
«История» показывает движение по каждому расходнику: поступления, расход сверх нормы с причиной, возврат, списание и передачу остатка при выселении. У каждой записи указаны дата и сотрудник, отдельно хранится история норм.
Кабинет семьи
В личном кабинете заказчика блок «Нужно привезти» показывает позицию, количество на 30 дней и дату, до которой его нужно передать. О заканчивающемся запасе и поступлении расходников кабинет уведомляет на телефоне.
Вопросы об учёте расходников
Нужно ли ежедневно списывать расход вручную?
Нет. Расход по норме система считает за каждый полный день с даты начала учёта. Вручную вносятся поступления и расход сверх нормы. Если фактический расход постоянно отличается от нормы, задаётся новая норма.
Как учитывается изменение потребности?
Разовый дополнительный расход вносится через «Списать сверх нормы» с причиной. Постоянное изменение оформляется новой нормой с даты начала: прошлые периоды считаются по прежней норме, история норм сохраняется.
Как рассчитывается количество к пополнению?
При запасе на 7 дней и меньше: норма в день × 30 минус текущий остаток. При норме 2 пелёнки в день и остатке 5 штук нужно привезти 55. Поступление вносится по факту, после него потребность пересчитывается.
Что означает отметка «Нужна сверка»?
Расчётный остаток ушёл в минус или начальный остаток не подтверждён. По такой позиции количество к покупке не рассчитывается: в кабинете семьи указано, что потребность уточнит пансионат. Позиция с отрицательным остатком попадает на панель управления.
Учёт расходников в вашем учреждении
На показе разберём нормы расхода, приём запасов от семьи и отчёт по расходникам для вашего учреждения.